Business Assistant (for Executive Team)

Наразі розглядаємо виключно в місті Київ або Одеса (гібрідний формат)!
Galaktica — українська продуктова IT-компанія, що з 2019 року створює мобільні застосунки та вебпродукти для ринків Tier-1. У команді 350+ фахівців з провідною експертизою, які працюють з різних куточків світу. Ми розвиваємо міжнародні продукти, експериментуємо з підходами і швидко масштабуємо рішення, які покращують життя мільйонів користувачів.

Важливою складовою бізнесу Galaktica є благодійність. З 2022 року ми спрямували велику кількість волонтерської допомоги в різні напрямки. У першу чергу, підтримка ЗСУ: десятки позашляховиків і комерційних квадрокоптерів, сотні FPV-дронів, НРК з турелями, квадроцикли. Також розвиваємо два благодійні фонди: робимо фокус на реабілітації військових і на підтримці дітей військовослужбовців та постраждалих від війни.

Ми шукаємо Business Assistant для підтримки нашої Executive-команди(C-level). Ми шукаємо людину, яка здатна структурувати хаос, професійно керувати часом кількох лідерів одночасно та забезпечувати бездоганну логістику бізнес-процесів. Твоя місія — створити умови, за яких керівництво зможе фокусуватися на стратегії, поки ти тримаєш під контролем операційну стабільність та виконання кожної домовленості.

Які навички та досвід ми шукаємо:

• Досвід роботи на позиціях бізнес-асистента, координатора або адміністратора, що передбачав підтримку менеджменту вищої ланки;

• Вміння координувати графіки кількох людей одночасно, оперативно розв’язувати конфлікти в розкладі та планувати зустрічі;

• Повний цикл підготовки відряджень (пошук та бронювання квитків, житла, трансферів), підготовка маршрутних листів та збір необхідних документів;

• Навички ведення списків доручень, моніторинг статусів, контроль дедлайнів та обов’язкове нагадування про результати домовленостей;

• Впевнене володіння Google Workspace: Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Drive;

• Робота з таблицями: Вміння структурувати дані, працювати з фільтрами, вести реєстри статусів та використовувати базові формули для підрахунків;

• Вміння швидко знаходити потрібну інформацію, порівнювати різні варіанти (послуг, товарів чи постачальників) та готувати стислі підсумки для прийняття рішень;

• Бездоганне володіння українською мовою; навички грамотного листування з дотриманням ділового етикету;

• Вміння працювати з онлайн-сервісами, проводити оплати, обробляти інвойси, квитанції та підтвердження бронювань;

• Розуміння правил роботи з чутливою інформацією (персональними даними, фінансами та комерційною таємницею);

• Англійська мова: від B1 рівня.

Буде перевагою:

• Досвід підтримки саме C-Level / Executive Team;

• Досвід роботи з кількома керівниками одночасно;

• Досвід організації міжнародних поїздок, відряджень, візових / документальних питань;

• Досвід організації подій, офлайн-зустрічей, стратегічних сесій, бізнес-івентів;

• Досвід роботи з Jira / Confluence / Notion / Trello або іншими task-management системами;

• Вміння працювати з базовими бюджетами, витратами;

• Досвід взаємодії з підрядниками, сервісами, агентствами, адміністративними контактами;

• Досвід ведення простих реєстрів: контакти, бронювання, поїздки, витрати, задачі, документи;

• Знання додаткових мов буде плюсом;

• Вміння готувати короткі summary / briefing notes перед зустрічами, поїздками або подіями.

   

Ключові обов’язки та зони відповідальності:
Організаційна підтримка C-Level команди:

• приймати, структурувати та виконувати адміністративні й організаційні запити від C-Level керівників;

• пріоритезувати задачі залежно від терміновості, важливості та домовлених правил;

• координувати виконання задач між кількома керівниками, не втрачаючи фокус і дедлайни.

Календарі, зустрічі та розклад:

• допомагати з плануванням, перенесенням і координацією зустрічей;

• узгоджувати час між кількома учасниками, командами, партнерами або підрядниками;

• контролювати конфлікти в розкладах;

• нагадувати про важливі зустрічі, події, дедлайни та домовленості.

Поїздки, логістика та бронювання:

• шукати, бронювати та купувати квитки;

• бронювати готелі, трансфери, таксі, сервіси;

• організовувати відрядження, робочі поїздки, участь у подіях;

• готувати всю супровідну інформацію: маршрути, таймінги, підтвердження бронювань, контакти, деталі поїздки.

Адміністративні задачі:

• працювати з рахунками, чеками, інвойсами, оплатами в межах узгоджених процесів;

• комунікувати з підрядниками, сервісами, адміністративними контактами;

• допомагати з оформленням, передачею та збереженням базових документів;

Комунікація та coordination support:

• узгоджувати зустрічі, домовленості, деталі задач із внутрішніми та зовнішніми контактами;

• писати короткі повідомлення, запити, нагадування;

• підтримувати професійний, ввічливий і конфіденційний формат комунікації.

Частково персональні організаційні задачі:

• допомагати C-Level керівникам з особистими організаційними питаннями в межах домовлених правил;

• бронювати сервіси, замовляти товари або послуги;

• вирішувати побутові або організаційні питання, які напряму знімають із керівників зайве навантаження;

• дотримуватися конфіденційності щодо персональної інформації та приватних запитів.

Порядок у задачах та інформації:

• вести список активних запитів від C-Level керівників;

• фіксувати статуси, дедлайни, відповідальних і наступні кроки;

• стежити, щоб задачі, домовленості, бронювання й документи не губилися.

Що ми раді запропонувати:

• Безпека та стабільність: для нас важливо, щоб команда почувалась впевнено та мала підтримку не лише в роботі, а й у житті. Ми надаємо на вибір: медичне страхування або грошову компенсацію, яку можна використовувати на спорт, масажі, психолога, wellness-процедури чи вітаміни. Компенсуємо 50% податків для співробітників;
• Формат роботи та комфорт: обирай формат, у якому тобі комфортно працювати — віддалено, гібридно або в офісі в Києві, Львові, Одесі чи на Кіпрі (Ларнака). Усі офіси обладнані генераторами та Starlink і доступні для команди 24/7. Робочий графік — з 10:00 до 18:30;
• Обладнання та home office: надаємо все необхідне для роботи — ноутбук/ПК, монітори чи спеціалізовані гаджети та грошову компенсацію на облаштування домашнього офісу, щоб твій workspace був максимально комфортним та ефективним;
• Релокація та підтримка: допомагаємо з повним супровідом релокації на Кіпр або Мальту, включно з бухгалтерською і юридичною підтримкою;
• Відпочинок та баланс: 3 тижні оплачуваної відпустки, необмежені day off та гнучкі sick leaves без зайвої бюрократії. Ми підтримуємо здоровий work-life balance та довіряємо своїй команді;
• Колеги та атмосфера: люди, які тебе оточують, визначають рівень життя та розвиток. Завдяки якісним етапам співбесіди, ми підбираємо найкращих з найкращих. Ти працюватимеш зі справжніми професіоналами у своїй сфері;
• Продуктова екосистема та масштаб: ми будуємо не один продукт, а цілу продуктову IT-екосистему та холдинг стартапів у різних нішах. Це можливість працювати з різними продуктами, запускати нові ініціативи, впливати на бізнес та масштабувати власну експертизу;
• Безперервний розвиток: оплачуємо тренінги, семінари, онлайн-курси, конференції. Маємо власну LMS-систему, бібліотеку та книжковий клуб, які об’єднують тих, хто не зупиняється в навчанні. Крім того, у нас є 3 сертифіковані коучи, які проводять внутрішні навчання та персональні коуч-сесії для співробітників — це допомагає краще розуміти себе, прокачувати лідерські навички та досягати професійних цілей;
• Іноземна мова: компенсуємо 70% вартості індивідуальних занять з вивчення будь-якої іноземної мови та маємо English Speaking Club для постійної практики й розвитку;
• Командний дух: регулярно організовуємо корпоративні тренування з волейболу, бігу та йоги, тімбілдинги, офлайн-зустрічі, внутрішні івенти — від камерних вечорів до великих виїзних заходів. Для нас важливо не тільки класно працювати разом, а й кайфувати від команди та брати участь у спортивних івентах, марафонах. Атмосферу наших івентів можна відчути тут YouTube Galaktica.

🔗 Дізнайся більше про нас:
🌐 Galaktica  — офіційний сайт
📸 Instagram (@galakticateam) — команда та процес зсередини
🎥 Galaktica. Візитівка — відео-візитівка
Будемо раді обговорити всі твої запитання та запросити на перший етап співбесіди!
Наголошуємо, у разі зацікавленості команди у твоїй кандидатурі, ми зв’яжемося будь-яким зручним способом для детального обговорення нашої вакансії!